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我记得有个周三下午，销售部王经理冲进行政办公室：“小张，明天客户来访的会议室怎么还没确认？”我手忙脚乱地打开系统，发现心仪的那间已经被预订了。就在我急着找替代方案时，手机响了，是前台说快递员在等着取件。刚挂电话，财务小李又来催上个月的报销单。那一刻，我整个人都要炸了。
真正让我决心改变的，是错过了母亲生日那天。她特意从老家来看我，说好下班后一起去吃饭。可我因为临时要处理总经理急要的文件，让她在楼下咖啡店等了两个半小时。当我终于下班见到她时，蛋糕上的蜡烛已经燃尽了。母亲笑着说没关系，可她眼神里的失落，我到现在都记得。
就是从那天起，我告诉自己：不能再这样了。
我开始观察办公室里最高效的刘姐。发现她每天早上到办公室，不急着处理邮件，而是先花十分钟列清单。她有个厚厚的笔记本，事情分成了四类：重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。
我学着她的样子，买了同样的笔记本。第一天列清单花了二十分钟，因为每件事都觉得重要。后来我学会了问自己三个问题：这件事不做会有什么后果？今天必须完成吗？能不能交给别人做？
慢慢地，我发现了规律。比如每天上午911点是我效率最高的时段，就用这个时间做需要高度专注的工作，比如写报告、做预算。下午24点容易犯困，就安排一些事务性工作，比如整理档案、收发文件。打电话我会集中在两个时段——上午11点和下午4点，因为这两个时间点别人通常不太忙，接电话态度也好。
预订会议室我现在都提前一周做，而且会准备三个备选方案。办公用品每周五下午盘点，发现存量低于三分之一就下单，这样永远不会出现周一没纸用的尴尬。
印象最深的是筹备年度大会那次。要在三天内完成场地布置、资料准备、人员协调，放在以前我肯定崩溃。但这次，我先把所有任务拆解成小步骤，做成甘特图。重要的事亲自盯，像资料装订这种就可以交给实习生。每天下午四点，我还会花十分钟检查进度，及时调整。
会议当天，一切井然有序。总经理特意走过来对我说：“小张，这次准备得很充分。”那一刻，我鼻子突然有点酸。想起刚入职时，我连复印机卡纸都要折腾半天，现在终于能独当一面了。
效率提升后，最让我开心的是有了生活。现在每天下班，我能悠闲地做顿饭，周末能陪父母逛公园，上个月还报了瑜伽班。这些在以前根本不敢想。
前几天，新来的实习生小陈问我：“张姐，你怎么能把那么多事安排得井井有条？”我笑着把自己的笔记本递给她看。上面用不同颜色的笔标着优先级，旁边还有小小的完成标记。
“其实没什么秘诀，”我对她说，“就是先把事情分分类，重要的先做，不重要的后做或者不做。记住，你不是超人，不可能做完所有事，但要保证做完的事都是该做的。”
说这些话时，我想起那个让母亲空等的夜晚，想起手忙脚乱的自己。现在的我依然忙碌，但不再慌乱。因为我知道，只要方法对了，再多的工作也能一件件完成。就像整理一团乱麻，找到线头，耐心梳理，总会理顺的。
行政工作就是这样，它琐碎，却重要；它平凡，却不可或缺。而我在这个过程中，不仅学会了如何工作，更学会了如何生活。
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